Для пиарщика очень важно не просто быть в нужном месте в нужный час, но и успевать все и сразу! Наверное, это невозможно, поскольку в сутках 24 часа, а в рабочем дне и того меньше. Прочитав множество статей и материалов на тему «грамотного бюджетирования времени», я остановилась на 10 пунктах, которыми хочу поделиться с вами.
Итак, вот 10 правил грамотного тайм-менеджмента.
1. Ведите ежедневник. Бумажный или электронный — любой, главное фиксировать и отмечать все свои планы, мысли, идеи, цели и т.д.
2. При планировании своего дня учитывайте как внешние (дату встречи и место, темы для обсуждения и т.д.), так и внутренние факторы (настрой, эмоциональность, недомогание, упадок сил и т.д.).
3. Хорошо , если в день вы запланируете не более 10 дел. Не нужно переоценивать свои силы, но и недооценивать собственные возможности тоже не надо. Чем больше задач в свой to do list вы внесете, тем выше риск некачественного выполнения каждой из них.
4. Используйте принцип Парето, гласящий, что 20% всех дел дают 80% всего результата. Прежде чем начинать выполнять все пункты из своего списка, найдите те самые 20%.
5. Помните о приоритетности задач! Лучше всего разделить все накопившиеся дела на четыре категории: A (неотложная и важная), B (неотложная и не важная), C (не неотложная и важная), D (не неотложная и не важная).
6. Используйте для записи своих дел только глаголы в повелительном наклонении, чтобы перед вами была постоянная мотивация.
7. Учитывайте свои биоритмы! Очень важное правило. Всем известно, что есть тип людей «совы», а есть «жаворонки». Составляйте список дел с учетом того, когда ваша работоспособность выше.
8. Забудьте, что такое работать урывками и набегами. Например, если вам необходимо написать пресс-релиз, 3 комментария и сделать 100 звонков, делайте все последовательно. Качество работы падает, когда вам приходится постоянно менять вид деятельности.
9. Самый эффективный мотиватор — вы сами! Мотивируйте себя! Фразы «Это надо сделать! Я обязан! Мне это необходимо!» — табу. Научитесь мыслить в категориях «Я хочу! Я могу! Я буду!».
10. Если на выполнение задачи уйдет меньше пяти минут, выполняйте ее прямо сейчас.
Надеюсь, эти правила вам пригодятся в борьбе с цейтнотом, и вы даже высвободите в своем плотном графике немного свободного времени).