Если вы пиарщик, то вам наверняка приходилось сталкиваться с питчингом журналистов, иногда одних и тех же. Согласитесь, сохранить дружественные отношения при постоянном потоке писем и звонков от вас довольно тяжело. Хотела бы поделиться с вами приемами, которыми пользуюсь сама, чтобы не надоедать журналистам, и при этом договариваться о публикациях.
Вежливость. Самое главное в повторяющемся питчинге ― это вежливость. Не забывайте, что именно вам что-то нужно от журналиста, а не наоборот. Поэтому грубить, разговаривать в приказном тоне или что-либо требовать ― не лучшая идея. Довольно очевидный совет, но, к сожалению, им пренебрегает достаточно большое количество пиарщиков.
Специальные фразы. Уделите особое внимание фразам, которые вы используете как в устной речи, так и в письменной. В ведении переписки мне очень помогают фразы «Подскажите, пожалуйста, удалось ли Вам посмотреть мое предыдущее письмо?», «Не могли бы Вы сориентировать, получилось ли принять решение по теме, которую мы обсуждали ранее?» и т.д. В телефонном разговоре можете использовать эти же формулировки. Важный совет: не забывайте говорить «пожалуйста», когда обращаетесь с просьбой, это также проявляет вас с лучше стороны.
Держите паузу. После первого электронного письма-питчинга писать второе на следующий день — риск угодить в корзину на рабочем столе. Полностью отказываться от письма-напоминания не стоит, более того, если вам не ответили на первое, писать повторно нужно. Зачастую бывает, что журналист был в отпуске, завален делами, или просто-напросто ваше сообщение попало в спам. Лучший способ напомнить о себе — написать повторное письмо через 3-5 дней или позвонить через такой же промежуток времени с вежливым вопросом, видел ли журналист письмо.
Запрос на прочтение и доставку. Чтобы вы были спокойны, что письмо точно нашло своего получателя, поставьте в почте отчет о доставке. Вы будете его получать каждый раз, когда сообщение будет доходить до журналиста.
Можно пойти дальше и поставить еще один запрос на прочтение. Таким образом, вы удостоверитесь не только в том, что письмо дошло, но и в том, что получатель его прочитал. Однако последний запрос срабатывает, к сожалению, не всегда. К примеру, если журналист открывает письмо с мобильного телефона, то отчет вам не приходит. Поэтому проверяйте, прочитал журналист ваше письмо или нет, посредством отправки второго, уточняющего, письма или последующего звонка.
Несколько каналов связи. Отправлять журналисту письмо через почту, а затем находить его в социальных сетях и писать ему еще и там — верный путь к тому, чтобы вас проигнорировали или в худшем варианте развития событий, проявили негатив, который затем приведет к отказу в сотрудничестве. Постарайтесь использовать только один канал связи и в крайнем случае подключить второй, к примеру, телефонный звонок.