Любой пиарщик знает: на встрече с клиентом важно не упустить ни одной детали. Для максимального результата я рекомендую вести записи в блокноте. И тщательно фиксировать информацию, которая легко забывается: названия, телефоны, адреса электронной почты, ссылки на сайты и пр.
Конечно, найдутся критики: «Неаккуратные и хаотичные пометки в блокноте не ускоряют работу и поиск нужной информации! Намного лучше записывать всё на электронный девайс или запоминать». Но на практике их подход редко работает. Процесс конспектирования требует концентрации внимания, а значит, человек лучше запоминает то, что он написал на бумаге.
Есть простой, но эффективный метод Корнелла, помогающий вести заметки. Для записей подойдёт любой блокнот или чистые листы формата А4. Для начала нарисуйте горизонтальную линию, отступив 5 см от нижнего края. Затем нужно добавить к ней вертикальную линию на расстоянии 5-7 см от левого края страницы. Получится лист, разделенный на три части, у каждой из которых будет свое назначение:
- Правая часть — для заметок;
- Левая — для ключевых мыслей и вопросов, возникающих по ходу обсуждения;
- Нижняя часть — резюме после встречи с клиентом.
И несколько правил конспектирования по методу Корнелла:
- Не нужно записывать дословно. Достаточно выделить главное и записать это парой слов в правой части листа;
- В левой колонке следует фиксировать обсуждаемые вопросы, а нижнюю часть листа заполнить по итогам встречи;
- Можно использовать собственную систему сокращений;
- Рекомендуется оставлять место после записей, чтобы позже дополнять написанное.
Такой подход позволяет не только фиксировать информацию с учетом её важности, но и упрощает поиск данных. Кроме того, вы значительно сократите время на подготовку Minutes по итогам встречи.