Представить рабочие будни в агентстве без еженедельных планерок вряд ли возможно. Однако бытует мнение, что планерки — это пережиток и пустая трата времени. Давайте вместе разберемся, имеет ли смысл проводить минисовещания и как сделать их более эффективными.
[/FONT]
Во-первых, еженедельные встречи с подчиненными помогают оценивать результаты проделанной работы и, соответственно, вовремя реагировать на возможные проблемы. Планерка — это не средство для поиска решений, а обсуждение ситуации. Общение формирует у сотрудников чувство их значимости, ощущение поддержки команды, что стимулирует работоспособность. Таким образом, утреннее обсуждение дел и планов делает команду сплочённее, позволяет не зацикливаться на собственных задачах, а наоборот мыслить в масштабах компании. Напротив, если понимание целей и перспектив отсутствует, это демотивирует и снижает показатели эффективности.
Положительные итоги — вот признак эффективности планерки. Если удалось решить срочные вопросы, получить обратную связь и представить информацию команде, то это, безусловно, здорово для рабочего процесса. Напротив, если ваши сотрудники явно скучают на планерке, точно пора превратить ее из «тихого часа» в работающий инструмент. В этом вам помогут следующие правила:
Правило №1. Установите точный день и время планерки. Практика показывает, что на подобного рода собрания все обычно задерживаются на 5-10 минут. Здесь вам поможет один лайфхак — попробуйте назначить время, например, на 10:17, все будут в срок, поскольку такой старт воспринимается буквально.
Правило №2. Возьмите за правило распечатывать еженедельные отчеты. Каждому следует заранее подготовить и прислать отчет для обсуждения на . Постарайтесь ранжировать в нем вопросы, достижения и затруднения, чтобы не отвлекаться на малозначимые моменты на встрече.
Правило №3. Следите за краткостью и емкостью выступлений. Это же правило касается и речи руководителя. Если обратиться к истории, то первые «быстрые совещания» зародились во времена Первой мировой войны — промедление в принятии решения могло привести к фатальным последствиям.
Правило №4. Фиксируйте договорённости. Если возникает предложение по решению, запишите, какие будут шаги, кто берет на себя ответственность и в какие сроки.
Правило №5. Используйте необычные методы. Например, как у компании по разработке программного обеспечения Atomic Object: они уже несколько лет практикуют планерки «на ногах». Так, они сводят обсуждение нерабочих моментов к минимуму и четко контролируют процесс — суммарное время такого совещания не больше семи минут. Персонал получает задание и сразу идет его воплощать в жизнь. У нас в PR Partner используются песочные часы или таймер. Задача менеджера «доложить об обстановке» не более чем за три минуты. Наш опыт показывает, что этого времени достаточно. Такой формат не позволяет расслабиться и мобилизует.