Известная истина гласит: «Кто владеет информацией, тот владеет миром». Многие из нас не раз слышали эту фразу, но на практике зачастую пренебрегают тщательной подготовкой к деловым встречам. Учитывая сложность процесса переговоров, без приготовлений не обойтись — это не просто активизирует предшествующий опыт, но и позволяет заложить прочный фундамент предстоящей коммуникации.
В зависимости от ситуации подготовка может состоять из сбора необходимой информации о партнере, его бизнесе, рыночной ситуации в сфере, в которой работает клиент. Она может занять несколько часов коллективного обсуждения с командой либо несколько минут спокойной сосредоточенности перед началом встречи. В рамках тренинга «Современный этикет деловых коммуникаций», который PR Partner успешно проводит уже несколько лет, рекомендуем также включать в процесс репетицию — так обсуждение с большей вероятностью пойдет по задуманному сценарию.
Помимо желания узнать больше о партнере, важно также определить уровень и достоверность информации, которая у него есть, чтобы при необходимости нейтрализовать спорные моменты. Так, например, если вы окажетесь на шахматном турнире, то удивитесь, почему гроссмейстер так долго раздумывает перед первыми ходами. Безусловно, он знает десятки успешных комбинаций и не сомневается в этом, но тщательно оценивает, что может знать соперник, чтобы повернуть исход игры в нужное русло. Именно так следует мыслить и участнику деловых переговоров, и, несмотря на дефицит времени, предварительно готовиться.
Хочу поделиться с вами шестью правилами подготовки:
- Убедитесь, что сотрудничество и переговоры интересны обеим сторонам. Проведите предварительные консультации — самостоятельно по почте или по телефону. Цель консультаций — обнаружить точки совпадения интересов. Только после того как удастся найти общие интересы, можно назначать дату встречи.
- Заранее сформулируйте желаемый итог встречи. Для этого составьте список конкретных договоренностей, которые устроят в качестве результата.
- Соберите и проанализируйте необходимую информацию, а основные материалы возьмите с собой на переговоры.
- Подберите правильную команду участников предстоящих переговоров с вашей стороны. Включите в состав специалистов, которые досконально разбираются в обсуждаемом вопросе (услугах, технологиях, документах, ассортименте и пр.) Еще один вариант — привлечь к переговорам обаятельного человека, который при необходимости сможет разрядить обстановку. Однако не стоит брать на встречу сотрудников, которые любят спорить или вносить смуту: внутренние разногласия ослабят позиции вашей команды.
- Продумайте аргументы с учетом потребностей партнера. В этом поможет заблаговременно составленный список возможных разногласий — для каждого из ожидаемых доводов собеседника подберите компромиссный вариант.
- Учитывайте личностные особенности человека, который будет принимать решение. Не пожалейте времени, чтобы подробнее узнать о собеседнике, его увлечениях, табу и жизненных принципах. Благо, что современные социальные сети дают для этого неограниченные возможности.