Все знают, что организация мероприятий различного рода является важной частью работы PR-специалиста. На словах все всегда звучит красиво, гости и клиенты всегда довольны, а все детали продуманы до мелочей. Однако в реальности организовать хорошее мероприятие — это тяжелый труд, требующий большой концентрации и стрессоустойчивости. За время работы в PR Partner мне посчастливилось принимать участие в подготовке нескольких мероприятий, и за это время я составила для себя небольшой список советов, который помогает мне держать под контролем весь процесс подготовки.
Начинайте заранее. Это, казалось бы, элементарное правило на деле часто нарушается, из-за чего любая подготовка превращается в ад. Если же вы сумеете правильно выделить время на каждый этап подготовки, вы сбережете много сил и нервов.
Работайте с надежными подрядчиками. Они должны относиться к предстоящему мероприятию не менее ответственно, чем вы. Особенно, когда дело касается документов и оплат — нужно быть вдвойне внимательным.
Старайтесь предугадать желания ваших гостей и клиентов. Комфорт проявляется в мелочах, поэтому важно продумать каждую деталь, чтобы ваши гости оценили степень вашей заботы о них.
Старайтесь искать золотую середину: не слишком громкая музыка, умеренно экзотическое меню, приемлемая по времени программа — все это не даст вашим гостям переутомиться или заскучать. В данном случае лучше не рисковать и использовать более традиционный подход, особенно если речь идет о деловом мероприятии.
Используйте помощь коллег и друзей. Если вы не успели распечатать презентации, забыли флешку, не заказали такси и так далее, не стесняйтесь попросить помощи — скорее всего, ваши коллеги будут рады выручить вас, и всем вам будет приятно, если в итоге благодаря совместным усилиям мероприятие пройдет на ура.
Не паникуйте! Как бы банально это не звучало, паника может привести к ужасным последствиям. Постарайтесь сохранять спокойствие и быть доброжелательными в любой ситуации. Ваши гости оценят ваш профессионализм и останутся довольны мероприятием.
Думаю, этот список можно дополнить еще многими советами, но эти пункты я считаю основными и самыми полезными. И напоследок еще один маленький совет: главное — это настрой. Поверьте, что вы делаете праздник, и ваше мероприятие обязательно им станет!
Анастасия Милославская
Ассистент PR-менеджера