Каждому специалисту по связям с общественностью на протяжении всей своей профессиональной деятельности приходится организовывать различные мероприятия: пресс-завтрак, корпоративную Спартакиаду или конференцию для партнеров и заказчиков. Несмотря на разные форматы, цели и задачи в любом случае схожи, и есть несколько универсальных советов, которые всегда надо помнить, отвечая за их организацию:
1. Бюджет и смета
Чаще всего у клиента уже есть выделенный бюджет на проведение мероприятия, поэтому важно убедиться в самом начале, что желания клиента будут соответствовать вашим возможностям, и ожидания оправдаются. Просчитайте все заранее, утвердите смету и не забудьте заложить туда непредвиденные расходы.
2. Площадка
При выборе площадки клиента всегда интересует место ее расположения, статусность, интерьер. Он редко думает о том, какой там работает менеджер, предоставляет ли площадка аппаратуру, какие правила завоза-вывоза материалов, монтажа-демонтажа стендов и о других многочисленных нюансах. Все это лежит на плечах организатора мероприятия. Но именно вы предлагаете клиенту варианты площадок, поэтому уже на этом этапе пробегитесь по всем перечисленным пунктам, узнайте отзывы коллег, которые уже имели опыт организации подобных мероприятий на выбранных площадках, и тогда в будущем вы сможете избежать многих подводных камней.
3. Кейтеринг
Чаще всего во время мероприятия для гостей организовывают питание от легкого фуршета или кофе-брейка до полноценного ужина. Поэтому важно определиться, будет ли еду предоставлять площадка, либо необходимо воспользоваться услугами выездного кейтеринга. Многие площадки предоставляют возможность заранее продегустировать блюда. Это отличный шанс лично убедиться, что гостей будут ждать вкусные угощения, которые станут частью приятных воспоминаний о прошедшем мероприятии. Важно также рассчитать количество порций, чтобы в самом начале дня у вас не закончился кофе или кому-то из гостей не хватило тарталетки с икрой.
4. Выбор подрядчиков
При организации мероприятия вам придется столкнуться с множеством подрядчиков, которые будут изготавливать для вас сувенирную продукцию, ролл-апы, поп-апы, оказывать переводческие услуги, брендировать площадку и развлекать гостей. Важно быть уверенным в выбранном контрагенте, чтобы все ролл-апы были напечатаны правильно, вы не волновались, что артисты опоздают, а переводчик будет плохо говорить по-английски. У нас в PR Partner есть своя база проверенных подрядчиков, куда мы всегда вносим надежные компании или, наоборот, добавляем кого-то в черный список. Поэтому каждый может воспользоваться советами коллег, которые уже на собственном опыте знают, с кем не возникнет трудностей в работе и закрывающие документы будут предоставлены вовремя.
5. Риски
Всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так, но хороший организатор мероприятия тем и отличается, что он умеет просчитать все риски заранее, либо минимизировать их последствия. Во время подготовки к мероприятию просчитайте все возможные риски, которые могут возникнуть при работе с КАЖДЫМ подрядчиком. Например, если будет организован синхронный перевод или выступление музыкальной группы, подумайте, будет ли вся необходимая аппаратура, предоставит ли ее площадка или подрядчики привезут ее с собой. Обязательно запишите телефоны всех нужных во время мероприятия людей, чтобы они всегда были под рукой, и вы знали, к кому обратиться.
Конечно, все просчитать невозможно, главное, если возникнет форс-мажор, не волнуйтесь и заручитесь поддержкой коллег. Тогда во время самого мероприятия вам надо будет лишь держать все под контролем, следить за таймингом, за процессом регистрации гостей и наслаждаться плодами проделанной работы, следуя принципу американской писательницы и поэтессы Майи Энджелоу: «Раньше я делала то, что знала, как сделать. Теперь я знаю больше и делаю лучше».