Даже самые ответственные организаторы событий знают, что в день
мероприятия, если не всё, то многое может идти не по плану. Если проблему оперативно решили, можно считать, что её и не было. Для этого хорошо, чтобы под рукой оказались полезные мелочи, а какие именно, перечислим ниже.
Начнём с самого бюджетного списка товаров, которым полезно обзавестись. В первую очередь, желательно собрать «походный» набор канцелярских принадлежностей. Этот сундук с сокровищами будет гастролировать с вами с ивента на ивент и пополняться по мере необходимости.
Рекомендуем внести в список затрат:
— Скотч, причём разных видов: двусторонний, малярный, прозрачный. Все эти шутки про главное оружие event-менеджера берутся не спроста. На опыте не раз убеждались, что подрядчики вечно что-то забывают или приходят на монтаж, так сказать, «с пустыми руками». Бывает, что приходится самостоятельно вешать таблички, собирать коробки для перевозки грузов, склеивать различные материалы и т.д. Часто приходится крепить что-либо на площадке и главным условием арендодателей является монтаж/демонтаж, который сохранит имущество в первоначальном виде. Тогда спасает малярный скотч, который не оставляет следов при снятии. На него уже можно клеить всё, если не намертво, то на сутки точно.
— Канцелярский и обычный нож, несколько пар ножниц, кусачки-бокорезы. Этот список подойдёт даже для борьбы с африканскими лианами, но поверьте, на ивенте вам придется резать кое-что и покрепче. Веревки, стяжки, жгуты, провода (иногда), это далеко не весь список, на чём держатся декорации. Когда монтажники всё установили и ушли с зоны выполненной работы, их практически невозможно оперативно найти и убрать торчащее крепление. Чтобы весь ваш гонорар за мероприятие не ушёл на услуги стоматолога, не советуем грызть веревки зубами, а всё-таки запастись инструментами, которые справятся с этой задачей лучше.
— Бумага и всё, что к ней прилагается. Вам понадобится как бумага формата А5, А4 и А3, так и бумажные стикеры и закладки. Последние, кстати, очень спасают, когда вы обнаруживаете ошибку в договоре с подрядчиком. На мероприятии вы можете забегаться и забыть об этом, так что делайте заметки, как говорится, «не отходя от кассы». Не забудьте также скрепки и файлики для документов, степлер со скрепками, булавки и дырокол (понадобится и для бейджей). Ну и в качестве последних штрихов напомним про маркеры разных цветов, ручки, карандаши. Всегда приходится ставить опознавательные знаки для обозначения вашего и чужого имущества, для чего будут полезны маркеры, рисовать схемы для подрядчиков или ставить пометки в договоре (карандаши), а также подписывать открытки или документы (ручки).
Ну и, конечно же, запаситесь коробками и пакетами для мусора, а его ещё при монтаже остается очень много. Чтобы вся площадка не была усеяна остатками монтажной роскоши, не бросайте мусор на пол, надеясь, что останется время на уборку. Лучше закупите большие мусорные мешки и сразу же складывайте в них всё ненужное. Ведь главный критерий чистоты — своевременная уборка. Это сэкономит ваше время и минимизирует шанс того, что первые гости застанут на площадке беспорядок.
Cписок техник для форс-мажоров
Маленькие, да удаленькие
USB-накопители, кликеры, аккумуляторы, батарейки и абсолютный must have — портативные зарядные устройства. И лучше, чтобы их было несколько. Компактный, который поместится в карман и побольше, энергии которого хватит надолго. Многие ожидают, что спикеры сами себя обеспечат вышеперечисленным, но зачастую они вспоминают об этом в последний момент. Проблемы, которые решаются быстро, благодаря вашей предусмотрительности, производят невероятное впечатление на клиентов. Обзаведитесь дежурным набором и всегда берите с собой, чтобы забытые технические примочки не подпортили общее мнение о качестве вашей работы.
Есть контакт
В ваш «спасательный чемоданчик» надо добавить несколько важных проводов. Удлинители (пилоты) одни из самых важных составляющих. Иногда план расстановки техники приходится менять уже накануне мероприятия, а далеко не все площадки оснащены достаточным количеством розеток. Также запаситесь разветвителями USB, так как порты ноутбука зачастую бывают заняты блютус, мышкой и прочими вспомогательными «примочками». И конечно же, не забудьте зарядные устройства от всей техники, которая у вас при себе.
Тяжелая артиллерия
Вам необходимо всегда брать с собой ноутбук со стандартным HDMI выходом, исправной зарядкой и установленными программами для воспроизведения презентаций, звука и т.д. Также возьмите с собой хотя бы пару планшетов. Часто ноутбуки с площадки зависают, выходят из строя или вовсе не предназначены для использования в качестве носителя презентации. Личные ноутбуки нас не раз выручали, к примеру, когда спикеры забывали свои и необходимо было исправить несколько слайдов презентации прямо перед выступлением.
