Как выстроить отношения с клиентом? 3 совета для начинающего пиарщика.  

Для каждого из нас проще и приятней работать с людьми, которые «по душе». Ни для кого не секрет, что личная симпатия открывает множество закрытых дверей. Но если пиарщик всегда готов «полюбить» своего клиента, то далеко не каждый клиент стремится выстроить хорошие отношения со своим пиарщиком. Зачастую молодые специалисты теряются в самом начале коммуникации и не знают, как наладить контакт.

Если подойти к вопросу более ответственно и приложить немного усилий, можно заметить, что схема взаимодействия с клиентами не так сложна, как кажется на первый взгляд. Ниже советы, которые помогут новичку в PR-агентстве собраться и выстроить хорошие взаимоотношения со своими клиентами.

1. Излучайте позитивный настрой.
   Невербальные сигналы ваш клиент воспринимает в первую очередь — поддерживайте визуальный контакт, примите расслабленное положение тела и рук, улыбайтесь. Все ваши эмоции клиент считывает автоматически, поэтому старайтесь быть спокойными и не проявляйте лишних эмоций. Очень важно, как вы говорите и преподносите информацию. Постарайтесь избавиться от слов-паразитов и заминок, говорите четко и уверенно, и ваш клиент обязательно поймет, что перед ним компетентный специалист.
2. Будьте на связи.
   Постарайтесь сделать так, чтобы клиент без проблем мог с вами связаться — оперативность в коммуникации покажет вашу заинтересованность в сотрудничестве. Просите отзыв о текущей работе, это значительно облегчит вам жизнь и покажет ваши слабые и сильные стороны как специалиста. В свою очередь, давайте обратную связь и вы — оценивайте идеи, предлагайте свои. Именно такая коммуникация стимулирует диалог и профессиональное сближение между пиарщиком и клиентом. Максимальный срок для ответа на письмо — 3-4 часа в течение рабочего времени. Я рекомендую поддерживать общение не только в электронных письмах, но и в социальных сетях — в век технологий «дружба» в фейсбуке создает ощущение близости между людьми. Это правило работает и в коммуникации клиент-пиарщик.
3. Уважайте личное пространство клиента.
   Старайтесь не беспокоить клиента во внерабочее время без уважительной причины, не задавайте неудобных вопросов. Вторжение в чужое пространство может вызвать недовольство и дискомфорт, которые точно не пойдут на пользу хорошим профессиональным связям.

Человеческие отношения строятся на взаимном уважении. Будьте приветливым и дружелюбным специалистом, но не забывайте о профессиональной дистанции.

Как вести конспект во время встречи с клиентом

Любой пиарщик знает: на встрече с клиентом важно не упустить ни одной детали. Для максимального результата я рекомендую вести записи в блокноте. И тщательно фиксировать информацию, которая легко забывается: названия, телефоны, адреса электронной почты, ссылки на сайты и пр.

Конечно, найдутся критики: «Неаккуратные и хаотичные пометки в блокноте не ускоряют работу и поиск нужной информации! Намного лучше  записывать всё на электронный девайс или запоминать». Но на практике их подход редко работает.  Процесс конспектирования требует концентрации внимания, а значит, человек лучше запоминает то, что он написал на бумаге.

Есть простой, но эффективный метод Корнелла, помогающий вести заметки. Для записей подойдёт любой блокнот или чистые листы формата А4. Для начала нарисуйте горизонтальную линию, отступив 5 см от нижнего края. Затем нужно добавить к ней вертикальную линию на расстоянии 5-7 см от левого края страницы. Получится лист, разделенный на три части, у каждой из которых будет свое назначение:

• Правая часть — для заметок;
• Левая — для ключевых мыслей и вопросов, возникающих по ходу обсуждения;
• Нижняя часть — резюме после встречи с клиентом.

И несколько правил конспектирования по методу Корнелла:

1. Не нужно записывать дословно. Достаточно выделить главное и записать это парой слов в правой части листа;
2. В левой колонке следует фиксировать обсуждаемые вопросы, а нижнюю часть листа заполнить по итогам встречи;
3. Можно использовать собственную систему сокращений;
4. Рекомендуется оставлять место после записей, чтобы позже дополнять написанное.
   

Такой подход позволяет не только фиксировать информацию с учетом её важности, но и упрощает поиск данных. Кроме того, вы значительно сократите время на подготовку Minutes по итогам встречи.