Правильный follow-up: игнорировать нельзя использовать
08 мая 2015
1026
Рассылка пресс-релиза или любого информационного материала является важным инструментом в работе PR-специалиста. Однако практика показывает, что желаемого количества публикаций при помощи одной только рассылки не добиться. В этом вопросе главную роль играет follow-up (в переводе с английского означает «заключительное мероприятие», «доведение до конца», «доработка»). В российской PR-практике под «фоллоуапом» мы подразумеваем обзвон СМИ, выяснение их заинтересованности и предоставление дополнительной информации после рассылки материала или после PR-мероприятия.
В реальности мы сталкиваемся с тем, что многие пиарщики игнорируют необходимость follow-up или, что еще хуже, делают его неправильно. Формальный или назойливо-отвлекающий от работы follow-up с большой вероятностью будет отрицательно воспринят журналистами. В этом случае лучше вовсе отказаться от использования данного инструмента. Однако если PR-специалист внимателен к работе, учитывает пожелания и интересы СМИ, то ему без труда удастся выстроить с ними долгосрочные и эффективные взаимоотношения в процессе правильного follow-up.
Прежде чем начать, необходимо как следует подготовиться. При этом важно помнить о цели, которой вы хотите достичь (публикация пресс-релиза, организация интервью на основе выхода материала и т.д.). Никогда не проводите follow-up просто потому, что так положено.
Можно выделить несколько правил follow-up, которые помогут достичь успеха:
- Знание материала. Ваша задача — знать тему пресс-релиза лучше всех. Заранее разберитесь во всех тонкостях, подготовьте ответы на вопросы от журналистов. Будьте готовы коротко и понятно рассказать, о чем идет речь в пресс-релизе, привести данные, если у журналиста не было времени его посмотреть.
- Правильное время для звонка. Важно определить наиболее оптимальный для follow-up временной промежуток. Дайте журналисту возможность ознакомиться с информацией, не звоните сразу после рассылки. В то же время не стоит звонить позднее, чем через 2-3 дня, так как новость, возможно, уже потеряет актуальность. При этом имейте наготове email с пресс-релизом, чтобы оперативно продублировать его при необходимости.
- Длительность разговора. Ваш разговор должен быть коротким и четким, он не должен длиться больше 3 минут (в случае, если журналист сам не задает дополнительные вопросы по пресс-релизу).
- Кому звонить. Если вы высылали пресс-релиз на общий адрес редакции и не знаете, какому именно журналисту может быть интересна ваша тема, то обязательно уточните. Начинайте разговор о пресс-релизе, только убедившись в том, что вы говорите с человеком, которого может заинтересовать материал.
- Сценарий разговора. Первым делом спросите, удобно ли журналисту сейчас говорить или, возможно, имеет смысл перезвонить в другое время. Это действительно важный момент — журналист может быть заинтересован в материале, но если вы позвонили ему в неподходящее время, то шансы быть услышанными резко падают.
Постарайтесь не задавать раздражающих вопросов, например, «получили ли Вы пресс-релиз?» или «планируете ли Вы публиковать наш пресс-релиз?». Журналист может ответить «нет» и повесить трубку, в таком случае вам будет трудно наладить с ним общение.
Коротко объясните, о чем идет речь в пресс-релизе. Предложите помощь в виде предоставления дополнительной или эксклюзивной информации, организации интервью. Уточните, в чем заинтересован представитель СМИ в большей степени и попробуйте помочь ему с необходимой информацией. - Будьте вежливы. Если журналист ответил вам, что данная тема ему не интересна, то не пытайтесь рекламировать и «продавать» ее — это бессмысленная трата времени. В такой ситуации лучше попрощаться и перейти к следующему контакту. Не забывайте, что вам необходимо будет звонить этому же человеку в будущем по другим вопросам, постарайтесь произвести хорошее впечатление.
Спасибо, что прочитали нашу статью! Если она Вам понравилась, поделитель ею в соцсетях:
