Все знают, что организация мероприятий различного рода является важной частью работы PR-специалиста. На словах все всегда звучит красиво, гости и клиенты всегда довольны, а все детали продуманы до мелочей. Однако в реальности организовать хорошее мероприятие — это тяжелый труд, требующий большой концентрации и стрессоустойчивости. За время работы в PR Partner мне посчастливилось принимать участие в подготовке нескольких мероприятий, и за это время я составила для себя небольшой список советов, который помогает мне держать под контролем весь процесс подготовки.
- Начинайте заранее. Это, казалось бы, элементарное правило на деле часто нарушается, из-за чего любая подготовка превращается в ад. Если же вы сумеете правильно выделить время на каждый этап подготовки, вы сбережете много сил и нервов.
- Работайте с надежными подрядчиками. Они должны относиться к предстоящему мероприятию не менее ответственно, чем вы. Особенно, когда дело касается документов и оплат — нужно быть вдвойне внимательным.
- Старайтесь предугадать желания ваших гостей и клиентов. Комфорт проявляется в мелочах, поэтому важно продумать каждую деталь, чтобы ваши гости оценили степень вашей заботы о них.
- Старайтесь искать золотую середину: не слишком громкая музыка, умеренно экзотическое меню, приемлемая по времени программа — все это не даст вашим гостям переутомиться или заскучать. В данном случае лучше не рисковать и использовать более традиционный подход, особенно если речь идет о деловом мероприятии.
- Используйте помощь коллег и друзей. Если вы не успели распечатать презентации, забыли флешку, не заказали такси и так далее, не стесняйтесь попросить помощи — скорее всего, ваши коллеги будут рады выручить вас, и всем вам будет приятно, если в итоге благодаря совместным усилиям мероприятие пройдет на ура.
- Не паникуйте! Как бы банально это не звучало, паника может привести к ужасным последствиям. Постарайтесь сохранять спокойствие и быть доброжелательными в любой ситуации. Ваши гости оценят ваш профессионализм и останутся довольны мероприятием.
Несколько лайфхаков по организации мероприятий
Каждому специалисту по связям с общественностью на протяжении всей своей профессиональной деятельности приходится организовывать различные мероприятия: пресс-завтрак, корпоративную Спартакиаду или конференцию для партнеров и заказчиков. Несмотря на разные форматы, цели и задачи в любом случае схожи, и есть несколько универсальных советов, которые всегда надо помнить, отвечая за их организацию:
- Бюджет и смета
Чаще всего у клиента уже есть выделенный бюджет на проведение мероприятия, поэтому важно убедиться в самом начале, что желания клиента будут соответствовать вашим возможностям, и ожидания оправдаются. Просчитайте все заранее, утвердите смету и не забудьте заложить туда непредвиденные расходы.
- Площадка
При выборе площадки клиента всегда интересует место ее расположения, статусность, интерьер. Он редко думает о том, какой там работает менеджер, предоставляет ли площадка аппаратуру, какие правила завоза-вывоза материалов, монтажа-демонтажа стендов и о других многочисленных нюансах. Все это лежит на плечах организатора мероприятия. Но именно вы предлагаете клиенту варианты площадок, поэтому уже на этом этапе пробегитесь по всем перечисленным пунктам, узнайте отзывы коллег, которые уже имели опыт организации подобных мероприятий на выбранных площадках, и тогда в будущем вы сможете избежать многих подводных камней.
- Кейтеринг
Чаще всего во время мероприятия для гостей организовывают питание от легкого фуршета или кофе-брейка до полноценного ужина. Поэтому важно определиться, будет ли еду предоставлять площадка, либо необходимо воспользоваться услугами выездного кейтеринга. Многие площадки предоставляют возможность заранее продегустировать блюда. Это отличный шанс лично убедиться, что гостей будут ждать вкусные угощения, которые станут частью приятных воспоминаний о прошедшем мероприятии. Важно также рассчитать количество порций, чтобы в самом начале дня у вас не закончился кофе или кому-то из гостей не хватило тарталетки с икрой.
- Выбор подрядчиков
При организации мероприятия вам придется столкнуться с множеством подрядчиков, которые будут изготавливать для вас сувенирную продукцию, ролл-апы, поп-апы, оказывать переводческие услуги, брендировать площадку и развлекать гостей. Важно быть уверенным в выбранном контрагенте, чтобы все ролл-апы были напечатаны правильно, вы не волновались, что артисты опоздают, а переводчик будет плохо говорить по-английски. У нас в PR Partner есть своя база проверенных подрядчиков, куда мы всегда вносим надежные компании или, наоборот, добавляем кого-то в черный список. Поэтому каждый может воспользоваться советами коллег, которые уже на собственном опыте знают, с кем не возникнет трудностей в работе и закрывающие документы будут предоставлены вовремя.
- Риски
Всегда есть вероятность, что что-то пойдет не так, но хороший организатор мероприятия тем и отличается, что он умеет просчитать все риски заранее, либо минимизировать их последствия. Во время подготовки к мероприятию просчитайте все возможные риски, которые могут возникнуть при работе с КАЖДЫМ подрядчиком. Например, если будет организован синхронный перевод или выступление музыкальной группы, подумайте, будет ли вся необходимая аппаратура, предоставит ли ее площадка или подрядчики привезут ее с собой. Обязательно запишите телефоны всех нужных во время мероприятия людей, чтобы они всегда были под рукой, и вы знали, к кому обратиться.
Конечно, все просчитать невозможно, главное, если возникнет форс-мажор, не волнуйтесь и заручитесь поддержкой коллег. Тогда во время самого мероприятия вам надо будет лишь держать все под контролем, следить за таймингом, за процессом регистрации гостей и наслаждаться плодами проделанной работы, следуя принципу американской писательницы и поэтессы Майи Энджелоу: «Раньше я делала то, что знала, как сделать. Теперь я знаю больше и делаю лучше».
