Советы по работе с информационными спонсорами

Наше агентство, а конкретно я и моя команда (чувствую себя Тимуром:)) занимаемся организацией информационной поддержки международной промышленной выставки ИННОПРОМ-2014.

Событие это достаточно масштабное. Например, в прошлом году в выставке приняли участие представители 70 стран мира, общее число посетителей достигло 60 000 человек, а количество экспонентов — 550. В этом году выставку планируют посетить председатель Правительства РФ Дмитрий Медведев, Министр промышленности и торговли РФ Денис Мантуров и другие высокопоставленные гости. Соответственно, и информационные спонсоры у подобного мероприятия должны быть на уровне.

Сейчас мы уже заключили соглашения о генеральном партнерстве с информационным агентством ИТАР-ТАСС, интернет-изданием Gazeta.ru, «Российской газетой» и журналом «Эксперт». Еще ряд СМИ получил статус официальных информационных спонсоров выставки.

Хочу поделить с вами некоторыми советами по организации партнерства подобного масштаба:

• максимально четко и подробно формулируйте содержание спонсорских пакетов;
• вы должны без шпаргалок четко понимать, чем один инфопакет принципиально отличаются от другого, а где опции спонсоров с разным статусом пересекаются;
• при составлении договоров/соглашений и прочих документов, подтверждающих ваше сотрудничество со СМИ, старайтесь прописывать абсолютно все условия, о которых вы договорились с изданием. Уточняйте детали: сроки предоставления логотипов, макетов, технические требования и прочее;
• если по какой-то причине вы не сможете включить в соглашение все пункты, о которых договорились со СМИ, то четко пропишите все условия сотрудничества в письме. Получите от СМИ письменное (хотя бы в виде ответа на ваше послание)) ) подтверждение этих условий;
• чаще всего у СМИ есть своя стандартная форма соглашения на спонсорство. Лучше использовать именно ее, поскольку юристы редакции согласуют ее максимально оперативно;
• крайне необходимо завести и своевременно обновлять статус работы с информационными спонсорами. Во-первых, это будет дисциплинировать вас лично, а во-вторых, обеспечит преемственность (ваш отпуск не должен стать камнем преткновения в работу с информационными спонсорами крупного мероприятия);
• будьте готовы к диалогу со СМИ, идите им на встречу.

Удачи!