Пресс-конференции проводятся со времен появления журналистики. Как правило, такие мероприятия организуют для сообщения новой информации и повышения лояльности СМИ к компании.
Что необходимо, чтобы покорить СМИ и как организовать мероприятие, о котором будут вспоминать еще долго?
Отправляя журналиста на мероприятие, редакция ждет новый материал — новость или статью. Поэтому, прежде чем проводить пресс-ивент, следует понять, есть ли у вас хороший контент? Какой бы прекрасной не была организация мероприятия, без инфоповода или интересных данных вы не получите нужного эффекта — публикаций.
Перед мероприятием советуем проработать со спикером выступление и подготовить ответы на возможные вопросы. Не забывайте, что СМИ ждут от вас уникальный контент. Добавьте в презентацию свежие цифры и кейсы, и вы сможете получить больше публикаций.
Обязательно выясните специфику целевых для компании изданий. Так вы сможете найти более персональный подход и дадите каждому журналисту именно то, чего он ждет. Если вы приглашаете деловые СМИ, то им необходима аналитика рынка, яркие новости о сделках, цифры по выручке компании, её росте, реальные показатели успешности бизнеса. Для отраслевых изданий более интересны успешные кейсы, опыт и новинки компании.
Подготовьте для СМИ сопровождающие материалы — так новостные издания смогут быстрее опубликовать текст ещё до того, как вы пришлете пост-релиз.
Общайтесь с журналистами и изучайте их цели, тогда они помогут достичь ваших!
Какие параметры выбора площадки необходимо соблюсти, чтобы на ваше мероприятие дошли 100% участников?
1. Раньше выбор места для проведения пресс-конференции ограничивался только залами в отелях. К счастью, сегодня на рынке представлен большой выбор площадок различного формата. Реализовать пресс-мероприятие можно в ресторане, кинотеатре, выставочной галерее, тематическом лофте или планетарии. Всё зависит от сферы бизнеса, целей мероприятия и простора вашей фантазии. В том числе и B2B-компании проводят ивенты ярко, интересно и небанально. Не бойтесь выделяться!
2. Месторасположение площадки. В идеале, она должна быть в центре города и в непосредственной близости к метро. Максимум в семи минутах ходьбы. Представители СМИ будут более заинтересованы в посещении мероприятия, если оно будет проходить недалеко от их офиса или мест проведения интервью.
3. Проход на площадку. Если площадка находится на территории бизнес-центра, позаботьтесь о том, чтобы ваших гостей встретили и проводили до площадки. Если это не запланированный квест, журналисты могут быть недовольны, что им пришлось долго искать вас.
4. Вынужденная локация. Если вы готовите пресс-мероприятие в рамках, например, специализированной выставки, предлагаем провести его во время обеденного перерыва. Для этого можно выбрать ресторан неподалеку от выставочного зала. Таким образом вы не только обеспечите внимание к своей компании, но и получите 100% явку журналистов. Не забудьте организовать для СМИ кейтеринг, так как они тратят свое обеденное время на посещение вашего пресс-ивента. Еще одним ключевым параметром организации пресс-конференции является близость к месту проведения отраслевой выставки, так как после вашего события журналисты вернутся обратно на мероприятие. Мы не рекомендуем проводить пресс-ивент непосредственно на выставочной площадке — при большом потоке людей внимание участников рассеивается, и вы можете остаться без внимания.
Место проведения мероприятия является важным фактором при организации пресс-ивента. Порой вы можете задать интересную повестку, но из-за неудобного расположения площадки доходят лишь единицы. Придерживайтесь вышеописанных правил и ваше мероприятие будет ждать успех!)
Обязательно соблюдайте тайминг пресс-конференции, чтобы гости могли спокойно планировать свой день дальше, а не убегать посреди вашего мероприятия.
Учитывайте различные вкусовые предпочтения гостей при организации любых мероприятий. Среди них могут быть вегетарианцы, сыроеды и люди, придерживающиеся правильного питания. И никогда не забывайте про кофе! Журналисты обязательно останутся довольны тем, что организаторы максимально позаботились об их комфорте.
Как театр начинается с вешалки, так и мероприятие с приветственной улыбки администратора или хостес. Чтобы событие прошло в приятной атмосфере, будьте приветливы с вашими гостями. Также не забудьте напомнить об этом всем сотрудникам и подрядчикам, работающим на пресс-ивенте, и заодно проверьте их на знание логистики площадки. Сделайте так, чтобы журналисты почувствовали себя желанными гостями. По окончанию мероприятия поблагодарите их за визит и спросите всё ли им понравилось.
Несмотря на то, что пресс-ивент достаточно небольшое мероприятие, однако оно может занять много времени и сил. При организации такого события важно учесть все нюансы, которые мы описали ранее, так как это может повлиять на имидж вашей компании в медиапространстве. Чтобы не сомневаться все ли вы учли при подготовке, смело следуйте нашим советам, и успех на мероприятии вам гарантирован.
Спасибо, что прочитали нашу статью! Если она Вам понравилась, поделитель ею в соцсетях:
Алексеева Инна, генеральный директор агентства PRPartner